1. Læs Ind-service
1.1 Baggrund
Pr. 1. februar 2005 skal regninger modtages elektronisk af offentlige
myndigheder, jf. bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk
afregning med offentlige myndigheder, udstedt i henhold til lov nr. 1203 af 27.
december 2003 om offentlige betalinger m.v.
Jf. ovennævnte bekendtgørelse skal leverandører til offentlige myndigheder
levere Fakturaer i elektronisk format, og de offentlige myndigheder er
forpligtet til at kunne modtage Fakturaer i det til formålet udviklede OIOXML
format.
Hvis leverandøren ikke er i stand til at levere elektroniske fakturaer, kan
han fremsende den papirbaserede Faktura til et certificeret Læs Ind-bureau, der
omsætter data i papirfakturaen til en elektronisk faktura i OIOXML format.
Leverandøren skal som udgangspunkt selv afholde omkostningen til konvertering
af data i Læs Ind-bureauet. Der er dog fastsat særlige regler for leverandører,
der ikke er registreret som offentlig virksomhed i CVR-registeret, og som ikke
er forpligtet til at afregne moms månedligt eller betaler lønsumsafgiftstilsvar
der ikke overstiger 1,5 millioner kr. årligt. Disse leverandører kan frit
benytte certificerede Læs Ind-bureauer, såfremt deres Faktura opfylder kravene
i bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004, idet Finansministeriet afholder
udgifterne hertil, jf. § 4 i bekendtgørelse nr. 37 af 14. januar 2005 om Læs
Ind-service, udstedt i henhold til lov nr. 1203 af 27. december 2003 om
offentlige betalinger m.v.
Ved opslag på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside kan det undersøges,
om man er omfattet af ovennævnte regler.
Data Scanning A/S er af Finansministeriet præcertificeret som Læs Ind-bureau,
og gennemgår en certificeringsproces, bl.a. efter ISO 9000:2000 og DS 484, Norm
for EDB sikkerhed, og Persondataloven.
1.2 Definitioner
1.2.1 Arbejdsdage:
Mandag til fredag ekskl. helligdage samt den 5. juni, 24. og 31. december.
1.2.2 Kunden:
Den fysiske eller juridiske person, der benytter Data Scanning A/S' Læs
Ind-service (kreditor i henhold til den indsendte Faktura).
1.2.3 Den Offentlige Myndighed:
Debitor i henhold til EAN-lokationsnummeret på Kundens Faktura, der behandles
af Data Scanning A/S.
1.2.4 Faktura:
Den fysiske eller elektroniske datakilde, der fremsendes fra Kunden til Data
Scanning A/S' Læs Ind-bureau.
1.2.5 Elektronisk Faktura:
De Relevante Data, der er scannet hhv. aflæst fra Fakturaen og afsendt til den
Offentlige Myndighed.
1.2.6 Relevante Data:
Data som defineret i pkt. 1.4.
1.3 Ydelsen
De modtagne Fakturaer scannes, og den del af de Relevante Data, der fremgår af
Fakturaen, aflæses elektronisk. Relevante Data, der ikke kan aflæses
elektronisk, indtastes manuelt. De scannede/indtastede data overføres
elektronisk, i form af et OIOXML dokument, til den Offentlige Myndigheds
modtagelsessystem sammen med et TIFF-dokument, som viser et billede af
Fakturaen.
1.4 Relevante Data
Fakturaen skal som minimum indeholde følgende felter, hvis den skal kunne
behandles af Data Scanning A/S:
1. Den offentlige myndigheds EAN-lokationsnummer
2. Afsenderens/Kreditors CVR/SE nummer
Såfremt EAN-lokationsnummer ikke er anført, kan Data Scanning A/S ikke levere
Fakturaen til rette Offentlige Myndighed.
Vedrørende Relevante Data på Fakturaen i øvrigt, herunder betingelserne for at
opnå betaling for brug af Læs Ind-service fra Finansministeriet,henvises til §§
4 og 5 i bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med
offentlige myndigheder og bekendtgørelse nr. 37 af 14. januar 2005 om Læs
Ind-service, udstedt i henhold til lov nr. 1203 af 27. december 2003 om
offentlige betalinger m.v.,samt momsbekendtgørelsen. Vejledning herom kan
findes på www.eogs.dk under
Læs Ind-service.
1.5 Indsendelse af Fakturaer
Data Scanning A/S ekspederer alene Fakturaer til Offentlige Myndigheder, der er
omfattet af bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning
med offentlige myndigheder, udstedt i henhold til lov nr. 1203 af 27. december
2003 om offentlige betalinger m.v. Såfremt en Faktura ikke kan placeres hos
rette Offentlige Myndighed, som følge af manglende eller forkert
EAN-lokationsnummer, vil Fakturaen blive returneret til Kunden pr. brev.
Andet indsendt materiale end Fakturaer til Offentlige Myndigheder omfattet af
bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 om elektronisk afregning med
offentlige myndigheder, udstedt i henhold til lov nr. 1203 af 27. december 2003
om offentlige betalinger m.v. vil ligeledes blive returneret til Kunden,
såfremt Data Scanning A/S vurderer, at materialet har en værdi for afsender
eller modtager. I modsat fald vil materialet blive destrueret.
For returnering af Fakturaen og andet indsendt materiale beregner Data
Scanning A/S sig et gebyr, jf. pkt. 2.
Indsendelse af fysiske Fakturaer skal ske til en særlig Læs Ind-adresse:
Data Scanning A/S
Læs Ind-service
0555 Scanning
Breve med Fakturaer, som sendes til Data Scanning A/S' Læs Ind-service, skal
frankeres efter gældende Post Danmark takster. Underfrankerede forsendelser
modtages ikke af Data Scanning A/S' Læs Ind-bureau, men sendes retur til
afsender.
Der må gerne indsendes Fakturaer til forskellige Offentlige Myndigheder i
samme konvolut.
Til brug for indsendelse af Fakturaer, tilbydes Kunden, mod betaling, at
anvende særlige konvolutter udarbejdet af Data Scanning A/S.
Indsendelseskonvolutterne leveres i bundter á 25 stk. og kan bestilles på
www.datascanning.dk
Kunden kan i stedet for at indsende den fysiske faktura indsende faktura som
E-mail med en vedhæftet PDF-fil.
1.6 Papirkvalitet, farver og formatstørrelse
Fysiske Fakturaer skal være trykt på papir af en gramvægt på min 50 g/m2.
Fakturaernes enkelte sider må ikke være større end DIN A4. Tiltryk skal ske i
sort farve og felter, der skal aflæses, skal så vidt muligt holdes i hvid,
alternativt lyse farver, uden rastetiltryk, der kan forstyrre læseresultatet.
Alt øvrigt designmæssigt tiltryk skal så vidt muligt ske i Pantone farver.
Vedrørende design og udformning henvises i øvrigt til
www.datascanning.dk
De enkelte Fakturaer skal optræde i ét eksemplar. Hvis der er tale om flere
sider hørende til samme fakturering sættes disse sammen med papirklips. (Brug
aldrig hæfteklammer). Ved større mængder af flersidede Fakturaer kan særlige
skilleark rekvireres hos Data Scanning A/S.
1.7 Levering af Elektronisk Faktura
Den Elektroniske Faktura vil være til rådighed for den Offentlige Myndighed
senest kl. 14.00 den femte Arbejdsdag efter, at Fakturaerne er modtaget hos
Data Scanning A/S. Overførsel sker via VANS.
Fakturaer makuleres efter endt behandling i henhold til certificeringskravene,
jf. pkt.1.1.
2. Priser og betaling
2.1 Kunder, for hvem staten refunderer udgiften til scanning af Fakturaer
Såfremt Kunden er omfattet af Finansministeriets tilskudsregler, jf. pkt. 1.1
vil Kunden ikke blive faktureret for brug af Data Scanning A/S' Læs
Ind-service.
Dog vil Kunder, der anvender Data Scanning A/S' særlige
indsendelseskonvolutter, jf. pkt. 1.6, blive faktureret for køb af disse.
Kunden skal selv sørge for frankering af indsendelseskonvolutterne.
For hver fakturering for indsendelseskonvolutterne betaler Kunden et gebyr til
Midt Factoring, der forestår fakturering for Data Scanning A/S. Gebyret kan
ændres med mindst 1 måneds varsel til udgangen af en måned.
Faktura udstedes og fremsendes til kunden på baggrund af
virksomhedsinformationer afgivet i forbindelse med bestillingen af kuverter.
De til enhver tid gældende priser og gebyrer fremgår af
www.datascanning.dk
2.2 Kunder, der selv skal betale for scanning af Fakturaer
Kunder, der ikke er omfattet af Finansministeriets tilskudsregler, jf. punkt
1.1, skal indgå særskilt aftale om benyttelse af Data Scanning A/S' Læs
Ind-service. Aftalen kan downloades via www.datascanning.dk
Kunden bliver faktureret for brug af Data Scanning A/S' Læs Ind-service
(Ydelsen). Priser for ekspedition af Fakturaer (Ydelsen) fastsættes i henhold
til bekendtgørelse nr. 37 af 14. januar 2005, eller hvad der træder i stedet
herfor, og reguleres ved enhver ændring i denne bekendtgørelse med virkning pr.
ikrafttrædelsesdato. Der gives ikke særskilt varsel herom.
Kunden bliver endvidere faktureret for indscanning af hver side udover 2
sider, konvolutordning, tilbagesendelse af materiale m.v. samt fakturering. De
til enhver tid gældende priser og gebyrer, som reguleret i Kundeaftalen,
fremgår af www.datascanning.dk og kan
ændres med mindst 1 måneds varsel.
Der tages endvidere prismæssigt forbehold for Fakturaer, der stærkt afviger
fra bestemmelserne i pkt. 1.6. Der må således forventes at skulle erlægges
ekstra betaling for Fakturaer, hvis aflæsningsfelter er farvede, optræder med
rastetiltryk eller er udskrevet med nåleprint.
For hver fakturering betaler Kunden et gebyr til Midt Factoring, der forestår
fakturering for Data Scanning A/S.
Såfremt en Kunde ikke har indgået særskilt aftale, men burde have indgået en
sådan, og Kunden ikke er omfattet af Finansministeriets tilskudsregler, vil
Kunden blive faktureret i henhold til Kundeaftalen og nærværende
forretningsbetingelser.
Faktura udstedes og fremsendes til kunden på baggrund af det på kundens
fakturaer anførte CVR- eller SE-nr. og i overensstemmelse med de bestemmelser,
der fremgår af Læs Ind-aftalen på www.datascanning.dk.
3. Tavshedspligt
Medarbejdere hos Data Scanning A/S er underlagt tavshedspligt i relation til
forhold, som de får kendskab til som led i deres ansættelsesforhold, og hvis
hemmeligholdelse i sagens natur er påkrævet eller bliver dem foreskrevet af
virksomheden. Tavshedspligten ophører ikke ved medarbejdernes fratræden.
4. Ansvar og erstatning
4.1 Modtaget materiale
Data Scanning A/S er fri for ansvar, hvis indhold og udseende af de dokumenter,
som modtages, er i strid med gældende lovgivning. Kunden har ansvaret for, at
det leverede materiale ikke er i strid med dansk ret, herunder
persondatalovgivningen.
Data Scanning A/S er endvidere fri for ansvar i tilfælde, hvor materialet har
undergået en forandring fra afsendelse af fakturaen fra Kunden til modtagelse
hos Data Scanning A/S.
Kunden indestår for, at al elektronisk korrespondance, herunder E-mails,
vedhæftede filer mv., der tilsendes Data Scanning A/S, er viruschecket for alle
de på leveringstidspunktet alment kendte vira, således at Data Scanning A/S
ikke modtager virusinficerede data.
Indsendelse af fysiske Fakturaer sker på Kundens risiko. Der henvises til Post
Danmark A/S' forretningsbetingelser for Breve Indland.
4.2 Forsinkelse
Data Scanning A/S yder ikke erstatning ved forsinkelse af Data Scanning A/S'
leverance til Kunden.
4.3 Fejl og mangler
Data Scanning A/S er fri for ansvar ved fejl eller mangler ved den leverede
ydelse.
4.4 Tab af data
Data Scanning A/S er alene erstatningspligtig for tab af Kundens data, såfremt
Kundens data er gået tabt efter modtagelse hos Data Scanning A/S, og såfremt
tabet skyldes forsæt eller grov uagtsomhed, der kan tilregnes Data Scanning
A/S.
Data Scanning A/S er ikke erstatningsansvarlig for tab, som måtte opstå som
følge af, at Data Scanning A/S har sikkerhedsmakuleret indsendte fakturaer i
henhold til certificering.
4.5 Erstatningens størrelse
Data Scanning A/S yder alene erstatning for Kundens dokumenterede økonomiske
tab svarende til de direkte udgifter til genetablering af tabte data, dog
maksimeret til kr. 5.000 eller Kundens omsætning hos Data Scanning A/S inden
for de forudgående 12 måneder, hvis denne er lavere. Data Scanning A/S yder
ikke erstatning for Kundens tab af avance, for afsavn, driftstab, tidstab,
kurstab eller for andre indirekte følger af tab af data.
4.6 Force majeure
Data Scanning A/S er fri for ansvar, hvis Kundens tab er forårsaget af forhold,
som Data Scanning A/S ikke kunne undgå eller hvis følger Data Scanning A/S ikke
kunne afværge. Sådanne forhold kan være arbejdskonflikt, brand, kemikalieudslip
eller fare herfor, oversvømmelse, lynnedslag, strømafbrydelse eller lignende
forsyningssvigt, naturkatastrofer, krig eller krigslignende tilstand, terror,
bombetrusler, beslaglæggelse, valutarestriktioner, oprør og uroligheder,
produktknaphed, restriktioner af drivkraft samt forsinkede eller mangelfulde
underleverancer, der skyldes nogen af de anførte forhold, og som ikke, eller
kun på særdeles byrdefulde vilkår, kan erstattes.
4.7 Reklamation
Erstatningskrav skal fremsættes overfor Data Scanning A/S uden ugrundet ophold
og senest 6 måneder efter Kundens fremsendelse af de dokumenter, som kravet
vedrører.
Side 1
Data Scanning A/S' forretningsbetingelser af 1.oktober 2005 for Scanning af
Fakturaer via Læs Ind-service